Notulen hoeven niet altijd te worden ondertekend

Printvriendelijke versie

Statuten van verenigingen bevatten soms de bepaling dat het bestuur bepaalde besluiten vooraf voorlegt aan bepaalde onderdelen van de vereniging. Welk risico loopt een vereniging als dergelijke besluiten niet op rechtsgeldige wijze tot stand zijn gekomen?

Naast in de statuten vastgelegde criteria is het ook van belang of de onderwerpen waarop dergelijke besluiten zijn gebaseerd, op zijn minst zijn besproken in de daartoe voorgeschreven organen en dat de leden daarvan zich daartegen niet hebben verzet.
Notulen daarvan hoeven niet te worden ondertekend. In de meeste statuten is opgenomen dat schriftelijke ondertekening alleen vereist is als er procuratie (schriftelijke volmacht ) wordt verleend, waarmee een derde kan handelen uit naam van – in dit geval – de vereniging.
Notulen hoeven soms ook niet te worden ondertekend als uit de statuten blijkt dat alleen de balans en de staat van baten en lasten met toelichting moet worden ondertekend (de decharge van het bestuur). Tot slot is ook van belang of de vereniging de besluitvorming kan motiveren en stukken kan overleggen waaruit blijkt dat besluiten desondanks toch rechtsgeldig zijn.

Kortom, het antwoord op de vraag of besluiten op rechtsgeldige wijze tot stand zijn gekomen hangt af van de statuten, de – eventueel in afwijking daarvan – gevolgde handelwijze en de motivering van het bestuur.

Wilt u meer weten over de formele procedures bij een vereniging en de mogelijkheden die u heeft om statuten vorm te geven? Neem contact met ons op en wij laten u de mogelijkheden zien die bij uw wensen passen.

Bron: Opmaat Onderneming & Recht 24 jan 2013, nieuws 2013/59